Aktueller Podcast: Wenn aufgrund der KI die Organisation verändert werden muss

In dem aktuellen Podcast (Link) der „HR-Helden im digitalen Dschungel“ diskutieren die Moderatoren Hermann Pavelka-Denk und Cornelius Christ mit Tim Lippmann, Business Development Manager bei Papershift, über die Entstehungsgeschichte, die Produktphilosophie und die aktuellen KI-Entwicklungen des Unternehmens.

Gründung und Philosophie von Papershift:

• Die Gründung: Papershift entstand 2015 aus einem Nebenprojekt der Gründer, die einem Gastronomen helfen wollten, sein Personal besser zu organisieren. Sie entwickelten eine App, die es den Mitarbeiter:innen ermöglichte, sich selbst für Schichten einzutragen, anstatt einer reinen Top-Down-Planung zu folgen. Die hohe Nachfrage führte schließlich zur Firmengründung.

• Faire und demokratisierte Planung: Die Kernphilosophie basiert auf der These, dass eine faire Dienstplanung nur möglich ist, wenn Mitarbeiter:innen ihre Wünsche einbringen können. Fairness ist ein individueller Aspekt; für manche bedeutet sie keine Nachtschichten, für andere sind gerade diese wegen der Zuschläge attraktiv. Das Tool ermöglicht es Planern, Bedarfszeiten zu definieren, auf die sich Mitarbeiter:innen bewerben können. Dies demokratisiert den Planungsprozess und gibt ihnen mehr Mitspracherecht.

• Fokus auf KMU: Papershift ist hauptsächlich im KMU-Umfeld tätig, insbesondere bei Kunden mit einem hohen Anteil an Teilzeitkräften und Minijobbern, wie zum Beispiel in Arztpraxen.

Change Management und Führung:

• Die Umstellung auf ein solches System erfordert ein umfassendes Change Management.

• Es ist auch ein Leadership-Thema: Führungskräfte müssen lernen, Verantwortung abzugeben und ihren Mitarbeiter:innen zu vertrauen, dass diese betriebswirtschaftlich denken und die Planung selbstständig organisieren können. Dies erfordert oft das Loslassen von alten Kontrollmechanismen.

Entwicklung von KI-Features:

• Herausforderungen: Viele Kunden wünschen sich eine KI, die per Knopfdruck einen perfekten Dienstplan erstellt. Die Umsetzung ist jedoch komplex, insbesondere bei der Frage, wie man einer KI subjektive Konzepte wie „Fairness“ beibringt.

• Strukturelle Neuausrichtung: Um Innovationen, besonders im KI-Bereich, voranzutreiben, hat Paper Shift ein separates, kleines Team gegründet, das wie ein „Startup im Unternehmen“ agiert. Dieses Team arbeitet losgelöst von den etablierten Prozessen des restlichen Unternehmens, um Kreativität und Geschwindigkeit zu fördern. Tim Lippmann betont, dass sich die Denkweise eines auf Skalierung ausgerichteten Teams („Scale-up“) und die eines auf Entdeckung ausgerichteten Teams („Discovery Mode“) beißen und daher getrennt werden sollten. Diese Erfahrung, selbst bei einer Unternehmensgröße von nur 65 Mitarbeiter:innen, ist als bemerkenswert hervorzuheben.

Ratschläge für Unternehmen: Für Unternehmen, die keine Möglichkeit haben, ein eigenes Innovationsteam aufzustellen, rät Tim Lippmann, Verbündete im Unternehmen zu suchen und Ideen datenbasiert zu „verkaufen“. Manchmal muss man eine „kleine Revolution von unten“ starten, um Veränderung anzustoßen.

Fazit:

Um die Entwicklung neuer KI-Features voranzutreiben, musste Papershift seine Organisationsstruktur anpassen, weil sich die Denkweisen und Prozesse für bestehende Produkte („Scale-up“) und für innovative Neuentwicklungen („Discovery Mode“) grundlegend unterscheiden und gegenseitig ausbremsen.

Hier sind die zentralen Gründe und Schritte im Detail:

1. Unterschiedliche Mindsets: Die Entwicklung eines komplett neuen KI-Produkts erfordert ein kreatives, flexibles und schnelles Vorgehen, wie es in einem Startup üblich ist („Discovery Mode“). Das bestehende Team, das auf die Skalierung und qualitative Sicherung des etablierten Produkts fokussiert ist („Scale-up-Denke“), arbeitet hingegen mit festen Prozessen, Strukturen und einer gewissen „technischen Schuld“. Diese beiden Arbeitsweisen passen nicht zusammen.

2. Prozesse bremsen Innovation: Das Team, das für das bestehende Produkt zuständig ist, hat etablierte Strukturen und Prozesse entwickelt, um Qualität und Stabilität zu sichern. Wenn man versucht, innerhalb dieser Strukturen radikale Innovationen wie KI zu entwickeln, führen diese Prozesse („Regulatorien und interne Compliance“) zu erheblichen Verzögerungen und bremsen die Kreativität und das Tempo aus. Man kommt „einfach nicht voran“.

3. Fehlende Geschwindigkeit: Erste Versuche, ein Team aus den bestehenden Entwicklern für das neue KI-Projekt (intern „Phoenix“ genannt) abzustellen, führten nicht zur nötigen „Traktion und Tempo“. Die etablierten Abläufe waren zu langsam für die erforderlichen schnellen Entwicklungszyklen (Iterationen) eines neuen KI-Tools.

4. Die Lösung: Ein „Startup im Unternehmen“: Um diese Blockaden zu überwinden, entschied sich Papershift, ein komplett getrenntes, eigenständiges Team zu gründen, das wie ein „Start-Up im Unternehmen“ agiert. Dieses Team ist losgelöst von den alten Prozessen und der gewachsenen Firmenstruktur. Es hat eine eigene Reporting-Struktur und besteht aus neuen Mitarbeiter:innen, die unbelastet von der „Scale-up-Denke“ sind. Dieser Ansatz soll kreative Energien freisetzen, die in der normalen Organisation nicht möglich wären.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die organisatorische Trennung notwendig war, um ein Umfeld zu schaffen, in dem Innovationen wie die KI-Entwicklung gedeihen können, ohne von den starren, auf Stabilität und Skalierung ausgerichteten Prozessen des Kerngeschäfts ausgebremst zu werden. Selbst bei einer Unternehmensgröße von nur ca. 65 Mitarbeiter:innen war diese Trennung entscheidend, um die nötige Geschwindigkeit und Kreativität zu ermöglichen.

Hier gehts zum Audio-Podcast:

Apple

Spotify

Video-Stream:

Youtube